Kısaca nedir?
Yapay zeka resepsiyonist, bir işletmenin telefonunu ve WhatsApp hattını Türkçe yanıtlayan bir yazılımdır. Gelen müşteriyi karşılar, işletme hakkında bilgi verir, ne istediğini anlar, işletmenin bağlı takvimine bakarak gerçek müsait saatleri görür ve randevuyu yazar. Kendi başına çözemediği bir konuda görüşmeyi bir insana aktarır.
Bunu bir benzetmeyle anlatmak gerekirse: işletmenin kapısında durup geleni karşılayan bir kişinin işinin bir kısmını devralır. Farkı, yorulmaması ve yoğun bir anda birden fazla kişiye cevap verebilmesidir. Ama sizin yerinize karar veren bir yönetici değildir; karar, fiyat ve istisna yine sizde kalır.
Telefonda ve WhatsApp'ta ne yapar?
- Karşılar. Açılışı Türkçe yapar; arayan kişi bir robota değil, işini bilen bir asistanla konuşur.
- Bilgi verir. Çalışma saatleri, adres, hizmet listesi ve yaklaşık süreler gibi soruları yanıtlar.
- İhtiyacı anlar. Müşterinin hangi hizmeti, hangi gün ve hangi saatte istediğini anlamaya çalışır; anlamadığı yeri sorar.
- Gerçek takvime bakar. Uydurma bir saat listesi değil, işletmenin bağlı takvimi okunur; dolu bir saat önerilmez.
- Randevuyu yazar. Uygun saat üzerinde anlaşıldığında kaydı takvime işler.
- İnsana aktarır. Özel bir talep, şikayet ya da net olmayan bir durumda görüşmeyi bir kişiye devreder.
Örnek bir arama akışı
Bir müşteri akşam 21.00'de arıyor. Asistan açıyor ve Türkçe karşılıyor. Müşteri "yarın saç kesimi için yer var mı" diye soruyor. Asistan takvime bakıyor, o günün uygun saatlerini görüyor ve birkaç seçenek söylüyor. Müşteri birini seçiyor, kayıt takvime yazılıyor. Konuşma boyunca müşteri ne bir uygulama indiriyor ne de bir form dolduruyor.
Neyi yapmaz?
Bu bölümü atlamak, beklentiyi yanlış kurar.
- İnsan değildir. Konuşması düzgündür ama bir ustanın, bir asistanın ya da bir kuaförün yerini tutmaz.
- İşletme sahibinin yerini almaz. Kararı, fiyatı ve istisnayı yine siz verirsiniz. Asistan yalnızca ilk teması ve randevu defterini üstlenir.
- Kötü bir hizmeti iyileştirmez. İşinizi iyi yapmıyorsanız, telefonu kim açarsa açsın müşteri geri gelmez.
- Her işletmeye uygun değildir. Günde birkaç çağrı alan ve telefonu zaten rahat yanıtlayan bir işletme için gereksiz olabilir.
- Tıbbi, hukuki ya da mali danışmanlık vermez. Böyle sorular insana aktarılır.
Dakika paketi nasıl işler?
AI Resepsiyonist aylık satılır ve konuşma dakikası üzerinden paketlenir. Aylık en küçük paket 2.990 TL, kurulum ise tek seferlik 2.490 TL. Paketin içindeki dakikalar bittiğinde görüşme kesilmez; aşılan dakikalar ayrıca faturalanır. Yani asistan müşteriyi hattan düşürmez, siz yalnızca artan kullanımı faturanızda görürsünüz.
Kaç dakika gerektiği işletmeden işletmeye değişir. Bu yüzden ilk ay gerçek kullanımı görüp paketi ona göre seçmek daha doğru olur. Fiyatın hangi kalemlerden oluştuğunu ayrı yazıda açtık: İşletme için chatbot: fiyatı neye göre belirlenir?.
WhatsApp tarafı nasıl bağlanır?
Aynı asistan WhatsApp hattında da çalışır. Türkiye'de müşteri çoğu zaman aramak yerine yazmayı seçiyor. Sistem her iki kanalı da aynı takvime bağladığı için randevular tek bir yerde toplanır; telefonda alınan kayıt ile WhatsApp'tan gelen kayıt çakışmaz. WhatsApp tarafını nasıl kuracağınızı WhatsApp ile randevu sistemi nasıl kurulur? yazısında adım adım anlattık.
Bir diş kliniği örneği
Bir diş kliniğinde asistan, koltuktaki hastayla ilgileniyor. Bu sırada telefon çaldı ve kimse açmadı. Arayan kişi beklemek istemedi ve başka bir kliniği aradı. AI Resepsiyonist tam bu boşluğu doldurur: telefonu açar, kişinin ne için aradığını anlar ve uygun bir saat için kayıt oluşturur.
Klinikte iş biraz farklıdır, çünkü tedavi süreleri birbirini tutmaz ve yeni hasta ile kontrol randevusu ayrı planlanır. Bu yüzden kliniğin randevu düzenini ayrı bir yazıda ele aldık: orada süre çeşitliliği, hatırlatma ve gelmeyen hasta konuları öne çıkar.
Kimler için uygun?
Asistan özellikle şu işletmelerde anlamlıdır:
- Eli işte olanlar. Kuaför, güzellik salonu, berber gibi müşteriyle birebir ilgilenirken telefonu açamayan işletmeler.
- Randevuyla çalışanlar. Diş kliniği, veteriner, psikolog gibi randevunun işin merkezinde olduğu yerler.
- Aynı soruyu çok alanlar. "Adresiniz neresi, bugün yer var mı, fiyatınız ne" sorularını gün boyu yanıtlayan işletmeler.
Buna karşılık günde birkaç çağrı alan, müşterisiyle zaten rahat ilgilenen bir işletme için bu masraf gereksiz olabilir. Doğru soru "bu teknoloji iyi mi" değil, "benim işimde telefon gerçekten bir sorun mu" sorusudur.
Sonuç
Yapay zeka resepsiyonist bir "her şeyi yapan asistan" değildir. Telefonu açan, doğru bilgi veren ve randevuyu gerçek takvime yazan bir araçtır. Beklentiniz buysa işinize yarar; ondan bir insan ya da bir satış uzmanı bekliyorsanız yaramaz.